「RFP入門 ― はじめての提案依頼書」

発注者自らが、求めるシステムやサービスの仕様・条件をドキュメントとしてまとめきるのは、けっこう労力が必要です。

RFP入門・表紙
RFP入門 ― はじめての提案依頼書
【Bud Porter-Roth(著)、渡部洋子(監訳)、2004年、日経BPソフトプレス刊】

■ドキュメント化の重要性
Request for Proposal(RFP)とは、「システムなど何か複雑なものを導入・購買する際に、提供してくれる業者を選ぶため(入札するため)発注者が用意するドキュメント」とでもいえばよいでしょうか。安直な表現をすれば「提案書を書いてもらうためのガイドライン」です。

中小企業や小規模な調達実務を想定すると、業者から提案書さえ受けるとは限らず、場合によると口頭説明と見積書だけで済ませてしまうことも多いものです。提案書を出す前に発注側から「提案依頼書」を出すとなると、「少し大げさ」と感じられる場合もあるでしょう。

でも、特に技術的内容を含む取引では、相互の意思疎通の過程をドキュメントとして残すことの重要性は高いものです。記録として残す習慣があることで、ビジネスの進め方もシステマチックになっていくものと思われます。当ブログの別の記事(※など)で、マニュアル化を重視することで成功したNASAの仕事の進め方について触れました。宇宙に飛ぶロケットや人工衛星となると、それこそ膨大な技術ドキュメントが必要となり、業者の選択では多くのRFPが用意されてプロジェクトが進んでいることでしょう。

「日本企業はNASAの危機管理に学べ」

本書は、RFPの書き方を具体的に説明した実用書です。事務的事項、管理的事項、技術的事項それぞれについて、文書例、必要条件、注意事項などがまとめてあります。本書の事例では、情報システム構築プロジェクトのようなものが想定されています。

■RFPの章立て構成
本書では、RFPの枠組みとして次のような構成例が挙げられています。ただし、以下は本書に書かれている内容そのものでなく、一部を(ブログの筆者である私が)勝手に取捨選択しているとともに、タイトルなど本書に書かれている用語をそのまま使わず“意訳”しています。

[RFPの章立て例] …本書自体の目次ではありません
第1章 概要説明と事務的事項
  当社の現状
  プロジェクトの背景
  提案してもらいたい事項
  言葉の定義
  提案書の書き方
  入札の締め切りと当社の質問窓口
  採用決定通知までの手順
第2章 技術的な仕様詳細
  プロジェクトの目的と目標
  現在のシステムおよび業務の内容
  提案書に求められるシステムおよび業務の技術的要件の詳細
  機能・性能・業務範囲等に関する条件
第3章 管理面での仕様詳細
  現在想定しているプロジェクト計画案
  提案書に求められる管理的要件の詳細
   (日程、投入する人員・リソース、手法など)
  スケジュール全体・納品・保守・文書化等に関する条件
第4章 参加資格
  入札に参加できるための条件、資格
第5章 提案者の企業情報
  提案書とともに提供してほしい企業情報について
   (企業沿革、財務情報、組織人員体制、過去の実績など)
第6章 価格提示のための書式
  価格を算出・提示するための明細項目
  価格を算出するための注意点説明
契約 契約書(購買契約、保守契約、機密保持契約など)の書式または要件
付録 ワークフローや検討資料、Q&A

中心部分は、第2章と第3章です(本書自体の目次でいうと、第4章と第5章にそれらの説明がある)。「広すぎず狭すぎず、具体的でありながら硬直化していない条件を表現する」ことで、発注者としての意図をきちんと示すことができるでしょう。こうした枠組みと実例が、実際にRFPを書くために参考になると思われます。取引の内容により構成や表現はさまざまであるべきなので「このサンプルのまま使っちゃあかんで…」という意味の注意が書かれていますが、場合によってはここで書かれている実例をなぞるだけでうまくRFPをまとめられるかもしれません。

同時に、読んで試して書いてみるほどに、サンプル文章の言葉の入れ替えだけでは提案依頼書が書けないことも実感できます。こうしたドキュメントをまとめきるには、やはり何度も同様のドキュメントを過去に作った経験がものをいうことでしょう。

■ビジネス・ドキュメントの実用題材に
本書は海外本の訳書のため、直訳したような言葉が多いのが難点です。ビジネスの現場では正直ピンとこない言い回しがけっこうあり、文章の意味を解釈するのに時間がかかることがあります。この本を使いこなすには、書かれている言葉をあらためて実践的な言い回しに頭の中で“翻訳”するステップが必要かもしれません(上に示した[RFPの章立て例]のように…)。

それでも、この種のビジネス・ドキュメントを書いたことがない若手ビジネスパーソンなどにも、構造的なビジネス・ドキュメントの枠組みとか、要件の記述方法とかを学ぶよい題材になると思われます。システマチックにドキュメントを書くことの少ない「ベテラン」より、本書をつてにして構造的に文書を構成しようとする経験不足の若手ビジネスパーソンのほうが、案外良い提案依頼書や提案書を書けるかもしれません。


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