「仕事の実務」タグアーカイブ

「図解入門ビジネス ロジカル・ライティングがよ~くわかる本」

ビジネス文書をわかりやすく書くための技術がコンパクトにまとめられている実践書。「論理的でわかりやすい文書」を書きたいと考える方に役立つ本でしょう。報告書や提案書の組み立て方を事例とともに解説している点などが特に役立ちます。

ロジカル・ライティングがよーくわかる本
【高橋慈子(著)、2009年、秀和システム刊】

■具体的事例から気軽に読み進める
「ロジカルな考え方」というものを大上段に振りかざした書籍は世の中にたくさんありますが、本書についてはあまり構えて考える必要はありません。タイトルからして「ロジカル・ライティング」の基本を示している本ですが、抽象論でなく事例を主に解説されていて、気軽に読み進めることができます。簡易トレーニングブックのような位置付けにも、実際に文章を書くときに横において参照するハンドブック的な役割にもなりそうです。

〔目次〕
第1章 「ロジカル(論理的)」である強みを知ろう
第2章 ロジカル・シンキングの基本を体験しよう
第3章 ロジックを「見える化」しよう
第4章 ロジックを「文書」に落とし込もう
第5章 わかりやすく簡潔に──ライティング技術1
第6章 文章の説得力を高める──ライティング技術2

大きく分けると、第1~3章が「論理的に考え方をまとめる」ための意識付けとテクニック、第4~6章が「考えを文章という表現に変えていく」ための構成方法やテクニックの解説です。

たとえば第4章では「議事録」「報告書」「提案書」について、ロジックの組み立て方から具体例の提示などが示されています。オーソドックスですが、あらためて読んでみると参考になる説明が書かれています。

当サイトでは以前「ビジネス能力検定1級テキスト」というテキストをご紹介しました(この記事を書いている弊社松山は著者の一人)。同テキストシリーズに盛り込まれているビジネス・ドキュメントの各実例が参考になることを記しましたが、文書作成に至る流れや具体的説明のきめ細かさについては、こちら(高橋さんの本)の方がしっかりしているでしょう。

■身体で覚えている暗黙知を文書化するには?
以下、本書のテーマからは少し外れるかもしれません(いつもながら、書評そのものではなく別の話に膨らんでしまうことをお許しください)。

ビジネスと言ってもさまざまな現場があります。日常的に多種類の文書を作ることが仕事となっている企画・マーケティング・財務といったデスクワーク主体の職種、コンピュータのプログラマー、データ解析を日常的に行っている技術職など、それぞれ高度な文書作成能力を必要とします。そんな方々には本書をはじめとしたロジカル・ライティング、ロジカル・シンキングの指南書は、けっこう実践的なものになります。

一方で、工場や店舗、出先など現場で働いているフィールド・ワーカー、技(技術でなく技能)を肌で獲得しながらそれを次世代に伝える役割も持つ職人、感性の世界で日々仕事を進めているクリエーター…。そんな方々の頭と身体の中にある暗黙知を、一部だけでもよいから文書などの形式知になんとか落とし込みたいという場合、アカデミックな匂いのする解説書はほとんど役に立たないことが多いものです。

「もやもやしている頭の中をうまく整理する」という以前に、そもそも言葉として表現できるのかとか、できるとしても現場で役立つ表現になりうるのかとか、前提条件からして不確定です。しかも、現場仕事の片手間にそんな難しい文書作成をすることなどとてもできそうもない…

本書のような実践書なら役立つ手がかりが含まれていそうですが、それでもなお“技の表出”に至るまではステップが必要になります。今後急速に進むと推測される熟練技能者の大量定年を前に、そんな「現場に密着した暗黙知の形式化」につながるドキュメント作成ノウハウが整理されていってほしいものです。

▽関連記事:
技の伝承と人材育成1(JILPT調査より)

「ビジネス能力検定1級テキスト」

「マネジメントの基本」という副題がついています。単なる検定試験用の教科書ではなく、いくつか実践的に役立つ内容が盛り込まれています。

Bken1級テキスト
「ビジネス能力検定1級テキスト2007年版 マネジメントの基本」
【財団法人専修学校教育振興会(監)、2007年、日本能率協会マネジメントセンター刊】

■問題解決法、コーチング、交渉術、財務計画書…
ビジネス能力検定(略して「B ken」。1級、2級、3級)は、もうすでに結構長い間行われている検定試験です。毎年この試験用の教科書が各級別に発行されていますが、2006年に大改定がありました。当社では、1級テキストの一部について少しだけお手伝いさせていただきました(内容の大半は別の方が執筆されています)。

〔目次〕
第1編 マネジメントの基本とビジネス技法
1 課題解決と知的技法
2 情報力と提案力
3 キャリアマネジメント
第2編 組織とリーダーシップ
4 職場を変革するリーダーシップ
5 ビジネス交渉術
6 活力ある組織の運営
第3編 事業プランニング
7 マーケティングと経営戦略
8 事業推進のための財務
9 経済・経営の一般知識

目次にあるようにカバーしている分野は広範囲ですが、実践的な情報や事例および今日的な話題がいくつか盛り込まれています。たとえば、コーチングの進め方、外部との交渉術、目標管理制度、ビジネス法務、内部統制システムの仕組み、ビジネスプランや財務計画書の作り方など、入門的な内容とはいえ、多くの一般ビジネスパーソンに役立つところがあるでしょう。

■ドキュメンテーションのイロハから、体系だった提案書まで
以前の記事(書評)「RFP入門 ― はじめての提案依頼書」で、ビジネス・ドキュメントの題材が実践面で役立つことに触れました。本書では、提案依頼書より多くの人が作成に携わるであろう「提案書」について、8ページほど使って構成例が解説されています。冒頭の写真がその一部です(小さくて読めないと思いますが…)。

このテキストシリーズは、1級から3級までこうしたビジネス・ドキュメントの実例が示されていることが一つの特徴といえるかもしれません。文書作りの“イロハ”である定型的文書から、級が上がる順に複雑で非定型的な文書へとステップアップしていくことになります。

・3級テキスト
(社内向)業務日報、議事録、通知書、報告書
(社外向)請求書、業務依頼書、照会書、挨拶状、招待状、礼状、年賀状
・2級テキスト
(社内向)議事録、報告書
(社内外向)企画書
(社外向)督促状、詫び状、謝絶状、見舞状
・1級テキスト
(社内外向)提案書

かなり長い間ビジネスの世界にいても、日々の業務は意外と限られた範囲にとどまっていて、あらためてこうした文書作成に直面すると戸惑ってしまう経験が誰にもあるものです。文書の書き方は組織や環境によって“流儀”が大きく異なるものなので、文書例によっては「ずいぶん古臭い書き方だ」とかいろいろ感じる部分もあるかもしれません。でも、文例集とは違った意味で役立つ書物になっているように思われます。

「RFP入門 ― はじめての提案依頼書」

発注者自らが、求めるシステムやサービスの仕様・条件をドキュメントとしてまとめきるのは、けっこう労力が必要です。

RFP入門・表紙
RFP入門 ― はじめての提案依頼書
【Bud Porter-Roth(著)、渡部洋子(監訳)、2004年、日経BPソフトプレス刊】

■ドキュメント化の重要性
Request for Proposal(RFP)とは、「システムなど何か複雑なものを導入・購買する際に、提供してくれる業者を選ぶため(入札するため)発注者が用意するドキュメント」とでもいえばよいでしょうか。安直な表現をすれば「提案書を書いてもらうためのガイドライン」です。

中小企業や小規模な調達実務を想定すると、業者から提案書さえ受けるとは限らず、場合によると口頭説明と見積書だけで済ませてしまうことも多いものです。提案書を出す前に発注側から「提案依頼書」を出すとなると、「少し大げさ」と感じられる場合もあるでしょう。

でも、特に技術的内容を含む取引では、相互の意思疎通の過程をドキュメントとして残すことの重要性は高いものです。記録として残す習慣があることで、ビジネスの進め方もシステマチックになっていくものと思われます。当ブログの別の記事(※など)で、マニュアル化を重視することで成功したNASAの仕事の進め方について触れました。宇宙に飛ぶロケットや人工衛星となると、それこそ膨大な技術ドキュメントが必要となり、業者の選択では多くのRFPが用意されてプロジェクトが進んでいることでしょう。

「日本企業はNASAの危機管理に学べ」

本書は、RFPの書き方を具体的に説明した実用書です。事務的事項、管理的事項、技術的事項それぞれについて、文書例、必要条件、注意事項などがまとめてあります。本書の事例では、情報システム構築プロジェクトのようなものが想定されています。

■RFPの章立て構成
本書では、RFPの枠組みとして次のような構成例が挙げられています。ただし、以下は本書に書かれている内容そのものでなく、一部を(ブログの筆者である私が)勝手に取捨選択しているとともに、タイトルなど本書に書かれている用語をそのまま使わず“意訳”しています。

[RFPの章立て例] …本書自体の目次ではありません
第1章 概要説明と事務的事項
当社の現状
プロジェクトの背景
提案してもらいたい事項
言葉の定義
提案書の書き方
入札の締め切りと当社の質問窓口
採用決定通知までの手順
第2章 技術的な仕様詳細
プロジェクトの目的と目標
現在のシステムおよび業務の内容
提案書に求められるシステムおよび業務の技術的要件の詳細
機能・性能・業務範囲等に関する条件
第3章 管理面での仕様詳細
現在想定しているプロジェクト計画案
提案書に求められる管理的要件の詳細
(日程、投入する人員・リソース、手法など)
スケジュール全体・納品・保守・文書化等に関する条件
第4章 参加資格
入札に参加できるための条件、資格
第5章 提案者の企業情報
提案書とともに提供してほしい企業情報について
(企業沿革、財務情報、組織人員体制、過去の実績など)
第6章 価格提示のための書式
価格を算出・提示するための明細項目
価格を算出するための注意点説明
契約 契約書(購買契約、保守契約、機密保持契約など)の書式または要件
付録 ワークフローや検討資料、Q&A

中心部分は、第2章と第3章です(本書自体の目次でいうと、第4章と第5章にそれらの説明がある)。「広すぎず狭すぎず、具体的でありながら硬直化していない条件を表現する」ことで、発注者としての意図をきちんと示すことができるでしょう。こうした枠組みと実例が、実際にRFPを書くために参考になると思われます。取引の内容により構成や表現はさまざまであるべきなので「このサンプルのまま使っちゃあかんで…」という意味の注意が書かれていますが、場合によってはここで書かれている実例をなぞるだけでうまくRFPをまとめられるかもしれません。

同時に、読んで試して書いてみるほどに、サンプル文章の言葉の入れ替えだけでは提案依頼書が書けないことも実感できます。こうしたドキュメントをまとめきるには、やはり何度も同様のドキュメントを過去に作った経験がものをいうことでしょう。

■ビジネス・ドキュメントの実用題材に
本書は海外本の訳書のため、直訳したような言葉が多いのが難点です。ビジネスの現場では正直ピンとこない言い回しがけっこうあり、文章の意味を解釈するのに時間がかかることがあります。この本を使いこなすには、書かれている言葉をあらためて実践的な言い回しに頭の中で“翻訳”するステップが必要かもしれません(上に示した[RFPの章立て例]のように…)。

それでも、この種のビジネス・ドキュメントを書いたことがない若手ビジネスパーソンなどにも、構造的なビジネス・ドキュメントの枠組みとか、要件の記述方法とかを学ぶよい題材になると思われます。システマチックにドキュメントを書くことの少ない「ベテラン」より、本書をつてにして構造的に文書を構成しようとする経験不足の若手ビジネスパーソンのほうが、案外良い提案依頼書や提案書を書けるかもしれません。

「パソコン流 経営改造ブック」

keieikaizou-s.jpg
【日経BP出版センター刊、1994年】

税理士の井上一生氏が主たる著者です。弊社松山がお手伝いをさせていただきました。パソコン(および業務パッケージ・ソフトウェア)をツールとして、企業をいかに確実に経営していくかを解説しています。井上氏の実践的なアイデアが各所に盛り込まれています。

〔目次〕
1.パソコン経営への招待
1.1 成功の古典原理と新原理、パソコン新経営
1.2 パソコンは高くない、難しくもない
2.パソコン経営を実行してみる
2.1 パソコン経営の全体像
2.2 未来会計で経営のカジを取る
2.3 販売情報・給与情報を管理する
3.個別ソフトウェアガイド
3.1 オービックビジネスコンサルタント
3.2 ピーシーエー
3.3 ミルキーウェイ
3.4 日本マイコン販売

当時まだ業務パッケージは今ほど一般的とはいえませんでした。システムもまだDOSの時代で、Windowsが本格的に普及したのはこの後です。でも、今でも役に立つ本だと思います。